Gérer les ressources humaines peut être très compliqué si l’on ne possède pas les bons outils. Avec le temps, des personnes ingénieuses ont fait de leur mieux pour que la gestion des RH soit gérable, voire même agréable. A l’ère d’internet, les choses sont encore plus intéressantes de ce côté puisqu’aujourd’hui, MyPeopleDoc existe. Il s’agit d’un outil révolutionnaire qui a fait le bonheur des professionnels. Malgré son succès, il reste peu connu, mais plus pour longtemps. Qu’est-ce que c’est ? Comment s’en servir ? Voici tout ce que vous devez savoir concernant MyPeopleDoc.
Sommaire
MyPeopleDoc : Qu’est-ce que c’est ?
MyPeopleDoc est un produit proposé par PeopleDoc ; il s’agit également du nom du compte personnel qu’on crée sur PeopleDoc. Mis à part ce petit détail, il s’agit aussi d’une plateforme qui utilise la technologie SAAS et qui fonctionne comme le service de la Poste. Concrètement, on accède à MyPeopleDoc depuis un navigateur web et on y retrouve les dossiers importants, archivés sur un serveur vraiment sécurisé.
MyPeopleDoc offre un coffre-fort numérique dans lequel on peut stocker les documents importants concernant les ressources humaines comme les fiches de paie. Les documents stockables dans ce coffre-fort numérique peuvent provenir de sources différentes et puis chaque employé peut posséder son propre coffre-fort numérique personnel. Par ailleurs, les documents qu’on y stocke sont confidentiels.
PeopleDoc étant une entreprise française, le stockage des documents est donc garanti par une filiale du groupe Caisse des Dépôts et Consignation, portant le nom de la Caisse des Dépôts Arkhineo. Cette fameuse Caisse des Dépôts peut conserver vos documents pendant 50 ans. En outre, les documents peuvent être consultés à tout moment et chaque utilisateur a droit à 10 Go de stockage.
En somme, MyPeopleDoc donne l’opportunité à tous les travailleurs et aux DRH de conserver des documents importants dans un coffre-fort virtuel et d’y avoir accès à tout moment, pendant 50 ans.
Pourquoi utiliser MyPeopleDoc : les avantages
Si tant de DRH utilisent MyPeopleDoc aujourd’hui, c’est pour sa grande praticité avant tout. En plus de cet aspect, utiliser MyPeopleDoc apporte d’autres avantages.
Le premier avantage que l’on gagne à utiliser ce coffre-fort virtuel, c’est le fait de pouvoir avoir un lieu de travail rangé, propre et minimaliste. En effet, puisque les documents seront gardés dans un lieu sûr, vous n’aurez donc plus à garder vos documents liés aux ressources humaines, ce qui vous permettra de garder un espace de travail sain.
Ensuite, le fait que le coffre-fort soit virtuel, accessible et sécurisé permet à chaque utilisateur d’accéder aux documents à tout moment. Par ailleurs, grâce à MyPeopleDoc, on ne risque plus de perdre les documents importants ; ils sont précieusement gardés dans un coffre-fort virtuel très sécurisé.
Ceux qui utilisent MyPeopleDoc gagnent aussi du temps puisque les documents importants arrivent rapidement dans la boite de réception de la plateforme. De plus, si vous souhaitez opter pour un mode de vie écologique, avoir un compte MyPeopleDoc serait une excellente idée.
Notez aussi qu’il est possible de recevoir des bulletins de salaire, des contrats divers, des notes de service, des bulletins d’informations, des documents importants à signer virtuellement dans le coffre-fort MyPeopleDoc. D’ailleurs, envoyer des documents vers un seul ou plusieurs destinataires est tout à fait possible.
MyPeopleDoc permet aux DRH et aux employés d’être réellement impliqués aussi, à la vie de l’entreprise, en plus des autres avantages dernièrement cités.
Comment fonctionne MyPeopleDoc ?
Le fonctionnement MyPeopleDoc est relativement simple, mais la création d’un compte sur la plateforme ne se fait pas par soi-même, il faut une invitation émise par l’employeur. Une fois que l’on dispose d’un compte MyPeopleDoc, les choses se passeront très facilement puisqu’il est facile de naviguer dans l’interface de la plateforme.
Stockage de documents
Avec un compte MyPeopleDoc, il est possible de déposer des documents et des fichiers à raison de 250 Mo par document et chaque utilisateur jouit d’un espace de stockage de 10 Go. Il est également possible de renommer les documents stockés dans un compte MyPeopleDoc, de les classer selon ses préférences et même d’instaurer un système de libellés.
Partage de documents
Chaque utilisateur peut créer des espaces de partages et suite à cela, il est possible de partager des fichiers avec les membres de ces espaces. Bien évidemment, supprimer les documents est également possible, mais pour faire disparaitre définitivement les documents, il faut vider la corbeille. Notez que les documents supprimés continuent à figurer dans l’ensemble des 10 Go attribués.
Conservation du même compte
Notez qu’un utilisateur peut conserver le même compte MyPeopleDoc même s’il change d’employeur plus tard. Il suffit pour cela de lier le compte à ceux des employeurs et il devient possible de s’échanger des documents de manière ponctuelle ou sur une base régulière. Une fois qu’on réceptionne des documents sur sa plateforme MyPeopleDoc, ces documents restent la propriété de la personne qui les réceptionne.
Signature de documents à partir de la plateforme
Les employeurs peuvent proposer des signer des documents via la plateforme MyPeopleDoc. Pour ce faire, il suffit pour cela qu’ils envoient des emails contenant la description des documents et les employés les signes en cliquant sur les liens contenus dans les mails. Un SMS confirme que la signature électronique a été effective on peut retrouver les traces de l’acte dans les historiques MyPeopleDoc de chaque partie.
Téléchargement et impression de documents
En plus de pouvoir stocker toutes sortes de documents dans son coffre-fort personnel, il est aussi possible de les télécharger si on en a besoin. Avant de télécharger les documents, il est même possible de les visualiser et de les mettre en forme comme on le souhaiterait. Bien évidemment, imprimer les documents tout de suite à partir de la plateforme est faisable.
Enfin, pour que vous puissiez avoir une trace précise de vos activités sur la plateforme, l’historique des actions effectuées est conservé durant 30 jours. Ce genre de mesure permet à chaque utilisateur de vérifier si son compte n’est pas en danger et de retrouver des documents précis en cas de litiges. Notez cependant le rapport détaillé de ces historiques ne seront fournis que sur une demande auprès du support.
Comment se connecter à la plateforme MyPeopleDoc ?
Pour que vous puissiez vous connecter à la plateforme MyPeopleDoc, il faut avant tout que l’entreprise pour laquelle vous travaillez soit déjà inscrite sur la plateforme en question. Retenez qu’il s’agit d’une plateforme pour les DRH avant d’en être une pour les employés et donc, il est nécessaire qu’on vous invite à créer à un compte pour que vous en ayez un.
La première connexion à MyPeopleDoc
Si vous vous connectez pour la toute première fois sur MyPeopleDoc, il vous faudra envoyer une invitation à votre employeur pour qu’il vous envoie en retour vos identifiants de connexion et le code d’activation unique. Ce n’est qu’une fois que vous aurez ces informations seulement, que vous pourrez créer votre coffre-fort virtuel sur cette plateforme en particulier. Une fois que vous aurez en votre possession vos codes d’accès, vous pourrez vous connecter facilement à votre interface MyPeopleDoc. Vous aurez droit à un espace salarié et si par malheur, vous oubliez vos identifiants de connexion, vous pourrez toujours suivre les indications émises sur le site pour récupérer votre interface utilisateur. Si c’est le mot de passe que vous oubliez, vous en aurez un nouveau.
Le système de protection d’un compte MyPeopleDoc
Il arrive aussi que l’on oublie l’adresse mail de connexion, auquel cas il faudra cliquer sur un bouton, prévu à cet effet. Un courriel sera envoyé à votre employeur et il pourra vous créer de nouveaux identifiants. Récemment, un nouveau système de sécurité à deux facteurs a été mis en place pour chaque compte MyPeopleDoc. Grâce à ce nouveau paramètre, il devient facile d’empêcher les actes de piratage et de poursuivre les personnes malveillantes au besoin. Pour que l’on ait un peu plus de contrôle sur une plateforme personnelle, il est même désormais possible de connaître la date et l’heure exactes de la dernière connexion, le système d’exploitation utilisé, le navigateur utilisé et l’adresse IP de la connexion.
La double authentification
Également connue sous l’expression « Le système de Vérification à 2 étapes », la double authentification a été instaurée pour que l’on puisse sécuriser un compte MyPeopleDoc. Chaque utilisateur est libre d’activer cette fonction en particulier et son activation est vivement conseillée pour éviter les actes de piratage. Sa mise en place est relativement facile : il suffit de lier un compte MyPeopleDoc à son numéro de téléphone personnel. Aussi, à chaque fois que l’on souhaite se connecter à un compte MyPeopleDoc, on doit confirmer la connexion en entrant le code envoyé par SMS sur l’interface de la connexion. C’est Nexmo qui gère la délivrance des codes de vérification et compte tenu des accords légaux signés entre PeopleDoc et Nexmo et approuvés par la Commission Européenne, on peut se fier à ces codes.
Comment activer la double authentification ?
Activer la double authentification n’est pas difficile sur MyPeopleDoc. Pour cela, il suffit de se rendre dans son interface, d’aller dans l’onglet « Compte » pour entrer le numéro de téléphone mobile. Ensuite, il faut tout simplement « Activer l’authentification à deux facteurs » en cliquant sur le bouton. Pour valider cette partie, il faut entrer son mot de passe avant d’enregistrer ces actions.
Bien sûr, un SMS de validation contenant un code à 6 chiffres sera automatiquement envoyé. Ce code est utile pour valider l’authentification à deux facteurs et une fois qu’il est validé, l’authentification à deux facteurs sera opérationnelle. Aussi, à partir de ce moment, à chaque fois que vous vous connecterez à votre compte MyPeopleDoc, vous devrez entrer votre mot de passe habituel en plus d’un code envoyé par SMS.
En somme, se connecter à son compte MyPeopleDoc est relativement facile, il suffit d’avoir les bons identifiants et en un rien de temps, on peut disposer de son interface d’utilisateur.
Les différences entre un envoi par mail et un envoi sur MyPeopleDoc
Certes, le courrier électronique a révolutionné nos vies modernes. Cependant, la légitimité des documents échangés par mail reste discutable, tout comme l’identité de l’expéditeur. Si la plateforme MyPeopleDoc, les documents échangés sont légitimes, légaux et sécurisés. Vous pourrez les retracer facilement et puis vous pourrez les archiver facilement.
Il y a aussi le fait que la plateforme MyPeopleDoc ne risque pas d’être envahie par des spams et l’interface des utilisateurs ne risque pas d’être piratée. Pour rappel, vous pourrez les garder pendant 50 ans. Enfin, notez que sur MyPeopleDoc vous donnera l’opportunité de classer intelligemment tous vos documents ; chose que vous ne pourrez pas toujours faire avec un système de mail classique.
Il faut surtout retenir le fait que c’est la Caisse des Dépôts et Consignations Arkhinéo qui prend en charge le stockage des documents des utilisateurs et cela ne fait que garantir la sécurité et la légitimité des documents. Le fait que les documents puissent être accessibles sur une tablette ou sur un smartphone facilite la vie considérablement.
Une productivité grandement boostée grâce à cet outil RH
Si cet outil est si prisé de nos jours, c’est aussi puisqu’il améliore considérablement la productivité des RH. En effet, lorsqu’on dispose d’un compte MyPeopleDoc, il est facile d’automatiser certaines tâches importantes qu’un DRH doit remplir. Puis, tout a été mis en œuvre pour que certaines tâches soient faciles à gérer de manière à ce que les employés soient réellement écoutés et considérés.
Les processus des ressources humaines deviennent automatiques
Avec MyPeopleDoc, il devient très facile d’automatiser les tâches importantes que les responsables du RH doivent compléter. Grâce à cet outil, le flux de travail devient très fluide et la méthodologie de travail peut d’adapter à la politique de fonctionnement de l’entreprise. L’interface MyPeopleDoc pour les responsables RH est très facile à manier, on y navigue facilement et la planification des tâches n’a jamais été facile.
Amélioration continue des processus des ressources humaines
MyPeopleDoc est en perpétuelle évolution et donc, tous ceux qui sont inscrits sur la plateforme peuvent jouir des améliorations en temps réel, apportées par les développeurs. Grâce à ces améliorations en temps réel, il devient facile de revoir le type de processus à adopter pour améliorer la méthodologie de travail des responsables des RH. Ce type d’amélioration peut même renforcer les relations avec les employés.
Amélioration de la communication entre les employés et les RH
Puisque les employés possèdent aussi leur propre interface MyPeopleDoc, reliée à celles des responsables RH. Aussi, la communication devient claire entre les employés et les responsables RH. Puisque certaines tâches chronophages seront intelligemment et automatiquement gérées, les responsables RH peuvent donc se concentrer aux réelles demandes des employés et les conditions de travail de ces derniers seront considérablement améliorées.
En somme, MyPeopleDoc a révolutionné la manière dont on gère les Ressources Humaines et pour la modique somme de 0.01 USD par utilisateur, les employés comme les responsables RH peuvent avoir la vie considérablement facilitée.
Une question sur l’outil, comment les contacter ?
Si vous avez une ou plusieurs questions sur la plateforme MyPeopleDoc et les outils qu’elle propose, il vous suffit de contacter le service Support par internet.
Vous trouverez dans la section Support les informations nécessaires concernant l’inscription au service, l’utilisation du coffre-fort, les textes de Loi qui justifient les services de MyPeopleDoc et les informations nécessaires concernant les signatures virtuelles.
Par ailleurs, il est aussi possible d’entrer en contact avec les responsables de MyPeopleDoc sur la messagerie des réseaux sociaux.
MyPeopleDoc : notre avis sur la plateforme
Selon nous, la plateforme MyPeopleDoc peut réellement révolutionner la gestion des ressources humaines. Le fait qu’on puisse y créer des listes de contrôle de tâches pour les employés est vraiment très pratique. D’ailleurs, il est également possible de configurer les flux de travail de manière à attribuer automatiquement les demandes des employés.
En outre, grâce à cette plateforme il devient facile de conserver les documents, d’établir des calendriers de conservation et de partage de documents et de formuler des demandes à l’égard des responsables RH. Selon nous, cet outil pourrait convenir aux PME, aux TPE et aux très grandes entreprises en plus du fait qu’une fois qu’on a un compte MyPeopleDoc, on peut le conserver et l’utiliser même si on change d’emploi. Les documents peuvent être conservés pendant 50 ans dans un cloud très sécurisé.
En somme, si vous souhaitez avoir la vie facilitée en entreprise, utiliser toutes les options proposées par MyPeopleDoc serait une excellente idée. Pour jouir de tous les avantages proposés par la plateforme, il suffit de bien suivre les règles établies et pour bien sécuriser un compte personnel, il faudrait choisir l’authentification à deux facteurs.
