La numérisation de documents est une pratique courante depuis quelque temps maintenant. Elle consiste à utiliser des scanners pour convertir des documents papier en images numériques. D’ailleurs, de plus en plus d’entreprises numérisent des documents afin de réduire leurs coûts, d’augmenter leur productivité et d’améliorer l’accès à leurs informations, entre autres choses. Si vous ne connaissez pas encore les avantages de la numérisation de documents et les manières diverses de le faire, nous sommes bien déterminés à tout vous dire sur le propos.
Sommaire
Comment scanner un document avec un PC Windows ?
Pour scanner un document avec une imprimante et avec un ordinateur qui fonctionne sous Windows, voici les étapes à suivre :
Étape 1
Avant tout, assurez-vous que votre ordinateur est connecté au scanner. Connexion par câble, par Bluetooth ou par WiFi, assurez-vous que vos machines soient connectées ensemble.
Étape 2
Placez le document que vous souhaitez numériser face vers le bas sur le scanner et fermez simplement le couvercle.
Étape 3
Sur votre ordinateur portable, sélectionnez » Démarrer » dans le coin inférieur gauche de votre écran.
Étape 4
Ensuite, ouvrez « Fax and Scan » ; vous pouvez l’ouvrir dans vos applications de bureau ou en tapant le nom dans la barre de recherche.
Étape 5
Cliquez sur l’onglet « New Scan » dans le coin supérieur gauche de votre écran et une nouvelle fenêtre s’ouvrira.
Étape 6
Vérifiez que l’imprimante est correcte dans le coin supérieur gauche de la nouvelle fenêtre ; si ce n’est pas le cas, cliquez sur « Modifier », puis sélectionnez la bonne imprimante que vous avez l’intention d’utiliser.
Étape 7
Choisissez le bon paramètre en optant pour le bon type de fichier dans la section « Profil », en choisissant le noir et blanc ou la couleur, en choisissant le type de fichier sous lequel vous voulez enregistrer le document numérisé (PDF ou formats d’images). Enfin, réglez la résolution, la luminosité et le contraste, si nécessaire.
Étape 8
Prévisualiser le document avant de le numériser. Profitez de ce moment pour ajuster le document et si certains détails ne vous conviennent pas, modifiez le document. Répétez ensuite le processus d’ajustement et de prévisualisation pour vous assurer que tout est parfait avant de numériser votre document.
Étape 9
Cliquez sur « Numériser » pour numériser le document et retrouvez votre document numérisé sur votre ordinateur. Pour ce faire :
- Cliquez sur le bouton « Démarrer ».
- Ouvrez ensuite « Explorateur de fichiers ».
- Cliquez sur « Documents ».
- Cliquez sur « Documents numérisés ».
Vous pouvez également vous inspirer de cette vidéo si vous ne savez pas réellement par où commencer ni comment faire.
Numériser un document avec un Mac, quelles différences ?
Dans le cas où vous devez scanner un document sous Mac OS avec une imprimante, voici les étapes à suivre.
Étape 1
Connectez vos deux appareils ensemble, soit par un câble, soit via le WiFi. Veillez à ce que la connexion soit bien établie.
Étape 2
Cliquez sur le logo Apple dans le coin supérieur gauche de l’écran d’accueil pour ouvrir le menu Apple.
Étape 3
Cliquez sur « Préférences système » puis cliquez sur « Scanners et imprimantes ».
Étape 4
Ensuite, repérez la colonne de gauche et cliquez sur l’imprimante/le scanner que vous souhaitez utiliser.
Étape 5
Cliquez sur « Numériser » et cliquez sur « Ouvrir le scanner ».
Étape 6
Cliquez sur « Afficher les détails ».
Étape 7
Pour ajuster les détails il vous faudra :
- Choisir le type de fichier que vous voulez en cliquant sur « Format ».
- Choisir le noir et blanc ou la couleur sous « Type ».
- Choisir l’endroit où vous voulez que le document soit stocké sous « Numériser vers ».
- Régler la résolution, la taille, etc., selon vos besoins.
Étape 8
Cliquez enfin sur « Numériser ».
Une fois la numérisation terminée, vous pouvez ouvrir l’emplacement où vous avez enregistré le document ; il y sera enregistré et prêt à être ouvert.
Comment scanner un document avec un smartphone ?
De nos jours, numériser un document lorsqu’on ne possède pas d’imprimante est tout à fait possible. Il vous suffit pour cela de posséder un smartphone.
Comment numériser des documents avec un terminal mobile sous Android ?
Avant de scanner vos documents sous Android, vous devez installer Google Drive.
- Ouvrez Google Drive et appuyez sur le symbole « + ».
- Sous l’onglet Créer un nouveau document, sélectionnez Numériser.
- Placez l’appareil photo du téléphone au-dessus du document et appuyez sur le bouton Obturateur lorsque vous êtes prêt à capturer l’image.
- Appuyez sur la coche pour conserver la numérisation ou sur l’icône de la flèche arrière pour la reprendre.
- Appuyez sur le symbole « + » pour numériser d’autres images ou sur Enregistrer pour terminer.
- Téléchargez votre document sur Google Drive.
Notez que vous disposez également d’options pour recadrer la numérisation, la faire pivoter ou en modifier la couleur. Quand vous terminerez de numériser vos documents, saisissez un nom de fichier pour votre nouveau PDF et choisissez le dossier dans lequel l’enregistrer, terminez l’opération par l’option « Enregistrer ».
Comment scanner les documents avec un terminal mobile de la marque Apple ?
Pour scanner un document avec un smartphone Apple, il faudra utiliser l’application Notes. Elle est intégrée à l’iPhone et elle dispose d’une fonction de numérisation spéciale à laquelle vous pouvez accéder lorsque vous créez un nouveau document Notes. Voici comment procéder :
- Ouvrez une note ou créez une nouvelle note.
- Touchez l’icône Appareil photo pour numériser des documents.
- Placez votre document sur une surface et passez la caméra de votre appareil au-dessus.
- Si votre appareil est en mode automatique, l’application numérisera automatiquement votre document en le mettant en surbrillance en jaune. L’application appliquera un flash en fonction des conditions d’éclairage. Vous pouvez capturer manuellement l’image du document à numériser en appuyant sur le bouton de l’obturateur si l’appareil photo ne capture pas automatiquement votre document.
- Appuyez sur la commande des filtres pour affiner la numérisation en couleur, en noir et blanc et en niveaux de gris.
- Faites glisser les coins pour ajuster la numérisation à la page, si nécessaire, ou pour numériser seulement une partie de la page que vous voulez.
- Appuyez sur « Garder la numérisation ».
- Ajoutez d’autres numérisations au document s’il s’agit d’une numérisation de plusieurs pages, puis appuyez sur « Enregistrer » lorsque vous avez terminé.
Lorsque votre numérisation est terminée, vous pouvez encore effectuer des ajustements en appliquant des filtres ou en recadrant le document. Vous pouvez également opter pour la rotation du document scanné ou le placer à la corbeille s’il ne vous sert plus.
